7 janvier 2020

L'organisation d'un séminaire

L’organisation d’un séminaire est un véritable défi qui comporte de nombreuses questions et, surtout une organisation sans fausse note. Les choix sont variés : sortie au restaurant, soirée jeux...Voici quelques conseils pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise réussi. Bien entendu cela n’ implique que mon expérience, il y a bien d’autres conseils beaucoup plus intuitifs.


Séminaire




1. Définir son objectif :

Les séminaires solennels dans une salle de réunion impersonnel c'est un peu passé de mode et ennuyeux. Le must pour un séminaire d’entreprise est de créer de la cohésion au sein du groupe, programmé une journée au Futuroscope ou une sortie gastronomie et oenologie dans les vignobles bordelais. Mais si le but est de rendre un travail effectif, alors vous aurez plutôt intérêt à louer un espace de travail ludique comprenant une large tablée et des espaces plus personnels où faire évoluer certaines activités et micro-réunions. Par contre les séminaires aux thématiques mixte qui incluent travail et détente, doivent nécessairement avoir un endroit propice à la détente (une piscine, une terrasse, un SPA) et un endroit pour le travail. 
Par exemple : Le château de Beaulon (avec une capacité de 190 personnes, wifi…)


Collectif


2. Un budget pour votre événement :

Comme pour tout autre événement, il est impératif d’attribuer un budget au séminaire d’entreprise. Cela vous permettra de savoir quels moyens vous sont attribuait, et jusqu’où vous pourrez aller. 
Vous devez prendre en compte deux facteurs principaux : 
- Les contraintes internes de l’entreprise (on voudrait tous partir une semaine au Caraïbes ou les îles Fidji mais cela n’est pas toujours possible) 
- Les contraintes propres au séminaire (nombre d’invités, durée du séminaire, déplacements).


3. Choisir une date

Il est évidemment nécessaire de choisir une date et de la communiquer au plus tôt à chaque participant afin qu’il s’organise. Néanmoins veillez bien à choisir des dates auxquelles les participants sont susceptibles d’être présents :
- évitez les mois de juillet, août, et décembre
- évitez les dates précédant ou suivant de près certains ponts
- évitez les vacances scolaires


4. Organisez chaque détail

Un séminaire plein de participants joyeux est comme une cour de récréation. Tout le monde discute, s’amuse et, chacun a sans cesse besoin de quelque chose : nourriture, boissons, sanitaires, réseau, etc..
Pour cela vous pouvez trouver rapidement les prestataires qui interviendront pendant l’évènement (https://www.sonoslights.com par exemple, vous propose des animations karaoké, concours, jeux, avec un apéro dînatoire, et une liste de nos partenaires) Pensez à donner tous les détails nécessaires au bon déroulement du séminaire.


5. Sélectionnez soigneusement les thèmes et les activités menées durant le séminaire :

Le choix d’un thème peut paraître inutile, mais c’est finalement la thématique sélectionnée qui guidera l’organisation et le déroulement de l’évènement. Il est vivement recommandé de choisir un thème qui permettra de créer et d’envisager du contenu pour toute la durée du séjour.
Concernant les activités, il est souvent de bon de proposer une activité physique/sportive, qui comporte plusieurs niveaux, ou qui pourra être facilement remplacée par une activité intermédiaire si certains participants ne veulent ou ne peuvent pas s’y adonner. Choisissez quelque chose d’accessible à tous, afin d’obtenir un maximum de participants et de souder les équipes (paintball, descente en ski, rafting). 
Exemple de thème: Le cabaret - Le Casino - Une ville (Vichy ou Clermont-Ferrand) - High tech et jeux vidéos - etc... (prochainement un article viendra plus en détail sur ces différents thèmes)


6. Communiquer un planning à chacun:

Chaque participant doit recevoir un planning ainsi que les collaborateurs afin d’être informés du déroulement du séminaire, et les invités afin d’être avisés de la tenue de la journée et de leurs obligations.
Ainsi, tous pourront vous poser des questions et échanger avec vous au sujet de l’organisation. Cela leur permettra d’y voir plus clair, et soulèvera peut-être également quelques problématiques auxquelles vous n’aviez pas pensé.
N’oubliez pas que vous ne communiquerez jamais trop sur l’évènement, et l’ensemble des participants ne seront jamais gênés pas un trop-plein d’informations, bien au contraire.




7. Le lendemain et la semaine suivante, faites le point :

Effectuez un test de satisfaction auprès des participants afin de savoir ce qui leur a plu, si l’opération a été un succès ou non. Remerciez-les d’avoir accordés leur temps et leur attention et si possible, envoyez-leur des photos des plus grands moments du séminaire.

Maintenant vous avez quelques petites idées pour organiser un séminaire, (certes ce n'est que mon point de vu et mon expérience) n'hésitez pas à me faire part de vos commentaires.

Nanette

2 commentaires:

  1. Votre article est intéressant mais il ne relate guère de conseils importants. Cela est dommage que vous ne détaillé pas plus que cela.

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  2. Bonsoir, pour cet article j’énumère des idées, des conseils pris auprès des personnes concernées. Certes mon article ne détail pas tous les conseils (ce n'est pas le but, et ce n'est pas mon rôle) je donne tous simplement (et très modestement) quelques conseils.

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Merci pour votre commentaires. A bientôt sur le blog !